[MetaSign]

• 전자서명은 수작업 업무 프로세스의 디지털화와 자동화로 업무 생산성을 높이고 처리 시간과 비용을 절감
• 동시에 공신력과 법적 효력을 가진 문서의 통합 관리와 활용 체계를 구현해 위험 요소를 최소화
• MetaSign은 업무 프로세스 최적화, 업무 생산성 향상 및 법적 효력 보장 그리고 일하는 방식 고도화를 제공하는 MetaPay ESS(직원셀프서비스)에 통합된 전자서명 서비스

업종이나 비즈니스 모델에 관계없이 업무 생산성, 비즈니스 속도 향상 및 비용 절감은 거의 모든 기업의 상시 목표입니다. 목표 달성을 위한 효과적 방법 중 하나로 인정받는 것이 업무 프로세스 최적화입니다. 이를 증명하듯, 업무가 체계화된 기업일수록 프로세스 혁신(Process Innovation) 부서를 두고 프로세스 개선에 집중하는 것은 잘 알려진 사실이죠.

프로세스 혁신의 가치가 방법론적 측면에서는 증명되었지만 실제 업무 현장에 적용할 때는 여러 제약 사항이 존재하는 것도 현실입니다. AI와 OCR 기술을 이용해 연말정산 서류 검토를 자동화하면 처리 시간을 70~80% 이상 줄일 수 있지만 IT와 HR부서간 입장 차이, 기술력 부족 등을 이유로 기존 방식을 고수하는 것을 예로 들 수 있습니다.

최근 이런 문제를 해결하는 방법으로 프로세스 디지털화와 자동화가 각광받고 있습니다. 전자서명(e-Signature)이 대표적이죠. 제품 공급계약, 근로계약 등 기업의 비즈니스 행위 대부분은 문서화되고 법적 이용 가능성에 대비해 정책적으로 관리돼야 합니다. 이를 위해 많은 자원이 투입되지만 부서별/업무별 개별 운영으로 표준화와 통합 운영이 어렵고, 종이 기반의 수작업으로 중복 작업과 시간이 많이 소요되는 문제를 갖습니다. 또한, 자료 손실 등으로 법적 이슈에 제대로 대응하지 못하는 일도 자주 발생하죠.

전자서명은 디지털 최적화로 기존 업무 체계의 문제점을 해결하고 생산성 향상과 비용 절감을 유도합니다. 이것이 많은 리더 기업들이 전략적 과제로 채택한 디지털 트랜스포메이션의 구체적 사례입니다. 이런 점을 고려해 우리정부도 2020년 12월 10일부터 전자서명법을 시행한 것이죠:

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[전자서명법] 제2조

1항. “전자문서”란 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성해 송신, 수신되거나 저장된 정보를 말한다.

2항. “전자서명”이란 ‘서명자의 신원’, ‘서명자가 해당 전자문서에 서명했다는 사실’의 사항을 나타내기 위하여 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보를 말한다.

[전자서명법] 제3조

1항. 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인의 효력이 부인되지 않는다.

2항. 법령의 규정 또는 당사자간 약정에 따라 서명, 서명날인 또는 기명날인의 방식으로 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명은 서명, 서명날이 또는 기명날인으로써 효력을 가진다.

국가의 법적 지원까지 확보한 전자서명은 고용/연봉/노사계약 등 기업 내부 업무, 고객 대응 업무가 많은 병원/호텔, 많은 서명 작업이 요구되는 은행 그리고 컴퓨터/모바일 기기를 이용한 각종 동의서와 신청서 비대면 서명 등에 다양하게 적용되고 있습니다.  

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전자서명의 비즈니스 가치

전자서명 서비스 도입으로 기업은 어떤 가치를 얻을까요? 먼저, 업무 프로세스의 최적화를 꼽을 수 있습니다. 그리고 프로세스 최적화에 따른 시간과 비용 절감을 제시할 수 있습니다. 하지만, 기업에 따라 법적 효력을 가진 문서의 체계적 관리와 활용을 가장 중요한 가치로 보는 경우도 많습니다. 좀 더 자세히 살펴보겠습니다:

• 업무 프로세스 최적화: 종이 기반 수작업 프로세스는 비용과 시간이 많이 들고 낭비 요소도 큽니다. 개별적으로 운영되는 업무 구조로 인해 문서의 통합 관리가 어렵고 자료 손실에 취약하기 때문에 법적 이슈 발생 시 큰 위험이 될 수 있죠. 전자서명을 활용한 업무 프로세스 최적화는 처리 시간과 비용 최소화라는 가치를 제공합니다. 더불어, 전사 차원의 통합 문서 관리 및 법적 효력을 갖는 자료의 체계적 확보와 이용이라는 가치도 빼놓을 수 없습니다.
• 트랜잭션 시간과 비용 감소: 포레스터 컨설팅 자료를 참고하면, 전자서명을 통한 업무 최적화는 트랜잭션당(종이 문서 트랜잭션과 비교 시) 평균 1.5시간을 줄여주는 것으로 분석됩니다. 그리고 종이 기반 작업에 소요되는 종이, 프린팅 및 스캐닝 등의 제거로 트랜잭션당 평균 6달러(한화 7,200원) 정도를 절감합니다. 여러분 회사가 월 2,000건 정도의 계약서를 처리하는 서비스 기업이라고 가정하면, 월평균 3,000 시간의 노동과 1,420만원 정도의 비용을 절감할 수 있습니다.

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• 세일즈 사이클 단축: 전자서명을 도입한 기업들을 분석해 보면 도입 전과 비교해 세일즈 사이클이 약 21배 빨라진 것으로 파악됩니다(포레스터 컨설팅). 또 다른 비즈니스 컨설팅 기업인 애버딘 그룹의 분석에서도 도입 기업의 세일즈 사이클이 평균 8배 줄어든 것으로 파악되었네요. 세일즈 사이클 단축은 기업의 매출 및 수익과 직접 연계된 핵심 지표이죠. 즉, 세일즈 사이클 단축은 곧 영업 승률과 수익률 증가로 이어집니다.
• 위험 요소 최소화: 전자서명은 데이터 보호, 보안 및 규제 준수 관점에서 많은 위험 요소를 제거합니다. 전자서명은 암호화, 권한관리 등 다양한 보안 기술을 적용해 문서 위변조 및 유출을 방지하고, 통합 문서 관리와 감사추적 기능 등을 통해 종이 계약서보다 강력한 법적 효력을 제공합니다. 현대 기업의 운영에 있어 보안 위협, 문서 유출과 법적 이슈는 가장 큰 위험입니다.
• 일하는 방식의 고도화: 전자서명의 도입과 활용 경험이 쌓이면서 조직의 일하는 방식이 자연스럽게 고도화됩니다. 직원 스스로 기존 수작업 프로세스를 개선하거나 경우에 따라서는 RPA(Robotic Process Automation)이나 Low Code 솔루션을 이용해 자동화하는 사례도 꾸준히 늘고 있습니다.

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MetaSign 서비스

MetaSign은 계약 업무의 디지털화로 업무 프로세스 최적화, 업무 생산성 향상 및 법적 효력 보장 그리고 일하는 방식 고도화를 제공하는, MetaPay ESS(직원셀프서비스)에 통합된 서비스입니다. 기업은 MetaSign을 각종 상거래 및 계약 업무에 적용할 수 있습니다:

• ESS(직원셀프서비스) 서비스: ESS서비스의 핵심 목표는 직원들의 자율적인 업무 참여를 유도하고 이를 통해 업무 효율을 높이는데 있죠. MetaSign은 급여관리, 연말정산 서비스 등의 통합 제공으로 인사관리 효율을 높여주는 MetaPay ESS를 통해 이용할 수 있습니다. 직원은 ESS포털을 통해 급여와 근태 등 여러 업무를 함께 처리할 수 있어 편하고, HR 담당자는 직원 지원 업무 감소와 유관 업무의 통합 처리로 많은 효과를 얻을 수 있습니다.

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• One-Stop 프로세스: MetaSign의 강점은 최적화된 업무 프로세스입니다. 전자서명 서식 작성부터 세부 기능 추가, 수신자/권한 설정 및 문서 발송 그리고 서명 처리까지의 전과정이 물 흐르듯이 연계되어 있습니다. 이를 통해 대내외 계약 업무의 생산성을 극대화할 수 있습니다. MetaSign은 별도 작업을 위해 업무 프로세스를 이탈하거나 수작업이 필요 없는 One-stop 프로세스입니다. 
• 누구가 쉽게 이용 가능한 서비스: ‘구슬이 서말이라도 꿰어야 보배!”라는 속담이 있죠. 새로운 기능이 많고 성능이 좋아도 사용자들이 외면하면 실패한 시스템이 될 가능성이 높습니다. 누구나 쉽게 사용하는 서비스를 목표로 개발된 MetaSign은 별도 교육 없이 누구나 손쉽게 사용할 수 있는 서비스입니다. 아래는 ‘연봉동의서’ 서식을 만드는 화면인데, 화면 구성이 아주 직관적이고 쉽다는 것을 느낄 수 있을 겁니다.

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• 사용자 중심의 사용자 UI/UX: MetaSign이 누구나 쉽게 사용할 수 있는 서비스인 이유는 제품 설계 시점부터 사용자 중심의 인터페이스 구성과 화면/기능 배치 그리고 사용자 경험을 고려했기 때문입니다. 사용자 중심의 UI/UX는 MetaSign 도입, 활용 과정의 사용자 교육과 기술 지원 등의 추가 비용 발생을 최소화하고 다른 업무로의 유연한 확장을 지원합니다.   
• 다양한 업무 방식 지원: MetaSign은 이메일, SMS 등 기업 필요에 따라 다양한 방식으로 업무를 진행할 수 있습니다. 아래는 직원에게 이메일로 연봉 동의서를 보내고 검토와 서명을 요청하는 화면입니다.

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• 대외 시스템 연동: MetaSign을 이용하는 계약 업무의 특성을 고려할 때 ERP, CRM 및 영업관리 등 다양한 시스템 연계가 필요할 가능성이 큽니다. 즉, 효율적 계약 처리와 관리를 위해서는 타 시스템 연동이 필수일 수 있습니다. 실제로 One-stop 프로세스로 손쉽게 계약 업무를 처리할 수 있는 배경에는 시스템 연계가 중요한 역할을 합니다. MetaSign은 메타넷글로벌이 축적한 기술을 통해 빠르고 안정적인 시스템 연동을 보장합니다.

종이 기반 수작업 업무의 디지털화로 업무 프로세스를 최적화하고 이를 통해 업무 생산성 향상과 비용 절감 등 효과를 제공하는 전자서명 서비스 MetaSign을 소개했습니다. 전자서명은 많은 기업의 전략적 과제인 디지털 트랜스포메이션의 검증된 적용 모델이고, 도입 기업에게 분명한 가치를 제공합니다. 여러분 회사에 적용하는 방안을 지금 검토해 보시기 바랍니다.

Contact us: metapay@metanet.co.kr
www.metapay.co.kr

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