HR팀의 디지털 트랜스포메이션을 위한 솔루션

[Key Points]

• 디지털 트랜스포메이션의 확산은 HR에도 많은 변화를 유도
• 디지털 기술을 이용한 인력채용, 관리와 업무 자동화 등으로 HR 효율 향상
• HR관련 데이터 증가로 인력 분석과 정확한 의사결정이 가능한 체계가 형성
• HR 디지털 전환을 위한 솔루션으로 ▲직원셀프서비스(Employee Self-Services) ▲지원자관리시스템 ▲인력채용 챗봇 ▲디지털 온보딩 ▲인력분석 등을 추천
• 빅뱅 방식보다 단계별 구현 전략이 안전하고, 직원과 HR팀 모두에게 도움이 되는 직원셀프서비스(ESS) 포털부터 시작하는 것을 권고

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가속화되는 디지털 트랜스포메이션은 HR에도 큰 변화를 가져오고 있습니다. 디지털 기술을 활용한 인력 채용, 관리 및 업무 자동화로 HR 효율이 좋아집니다. 또, 디지털 전환으로 HR 관련 데이터가 증가하면서 이를 이용한 인력 분석과 정확한 의사결정이 가능한 선순환 구조가 자리 잡게 됩니다. 디지털 전환을 추진하는 기업들이 직원 셀프서비스(ESS), 디지털 온보딩 같은 HR 솔루션에 적극 투자하는 이유입니다. 그래서 오늘은 HR팀의 디지털 전환에 필요한 ▲직원 셀프서비스(Employee Self Services) ▲지원자 관리시스템(Applicant Tracking System) ▲인력 채용 챗봇 ▲디지털 온보딩 ▲인력분석 솔루션을 정리해 보겠습니다.

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1) 직원 셀프서비스(ESS) 포털

맥킨지 컨설팅에 의하면 직원들은 1주일에 7~8시간 정도를 기본적인 인사 정보를 포함한 회사 정보와 규정을 찾는데 쓴다고 합니다. 주요 내용을 보면, “연차를 포함한 휴가가 얼마나 남았지?”, “재직증명서는 어떻게 발급받지?” 또는 “지난달 야근이 몇 시간이지?” 같은 소소한 일상 정보와 행정 처리가 주를 이룹니다.

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자료에서 볼 수 있듯, 소소한 일들이 잡아먹는 시간이 꽤 됩니다. 1주 근무 시간의 약 19%가 할애되는데, 이것만 해결해도 30% 정도의 생산성 향상이 가능하다는 주장입니다. 대수롭지 않게 여기던 일들이 직원의 업무 효율과 기업 생산성에 많은 영향을 준다는 것을 알 수 있죠. 문제를 해결하는 방법이 직원 셀프서비스(ESS)입니다. ESS 포털을 통해 직원 스스로 급여정보, 인사 규정을 확인하고 재직증명서 등 서류 발급을 바로 처리할 수 있죠. 정보 검색에 낭비되던 직원의 시간 절약과 함께 지원 업무 감소로 HR팀의 효율도 높아집니다.

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MetaPay ESS는 인사, 급여정보, 근태정보 확인, 제 증명서 신청과 발급 및 연말정산까지 통합적으로 제공하는 아주 매력적인 직원 셀프서비스 포털입니다.

2) 지원자 관리시스템(Applicant Tracking System)

인력 채용 전문 기업인 Ideal사 분석에 의하면 구인 공고당 평균 250개의 지원서가 접수되고 그중 70~88%는 부적합한데, HR팀은 이런 지원서 검토에 평균 23시간을 쓴다고 합니다. 이 데이터만 보더라도 인력 채용이 많은 기업이 지원자 관리시스템을 도입할 이유는 충분하죠. “디지털 트랜스포메이션과 HR팀의 역할” 내용처럼 디지털 전환으로 기업의 디지털 인재 채용 요구가 늘어날 상황을 고려하면 더욱 그렇습니다. 지원자 관리시스템은 지원자의 업무 기술과 역량, 업무 경력과 학력 등을 사전 정의한 키워드와 규칙을 이용해 확인하고 미자격 자원자를 걸러내 채용의 정확도와 속도를 높여줍니다.

지원자 관리시스템은 채용 사이트에 채용 공고 게시, 사전 면접 심사 진행 및 면접 일정 조정 등에도 활용할 수 있습니다. 힘들고 어려운 일은 아니지만 담당자의 시간을 많이 빼앗는 일이죠. 이 시스템을 활용하는 기업들은 지원자의 나이나 외모 등에 따른 편견 없이 좋은 후보자를 꼽는데 많은 도움이 된다고 평가합니다.

3) 인력 채용 챗봇

급증하는 디지털 인력 수요, 늘어나는 근로자 이직 횟수와 빨라지는 채용 속도를 고려할 때 지원자와 채용 담당자의 시간을 절약하는 방법이 필요하죠. 다양한 분야에서 열 일 하는 챗봇을 인력 채용에 활용하는 것은 어떨까요? 인력 채용 챗봇이 지원자가 보낸 메시지를 해석해 실시간 대응하고 사람이 처리할 작업만 정리해 전달하는 방식으로 채용 업무를 간소화하고 채용 속도를 높일 수 있습니다. 또한, A.I 챗봇은 수작업으로 처리하던 다음 작업들을 자동화해주는 효과도 있습니다:

​● 후보자 면접 일정 관리

● 지원자 선별을 위한 스크리닝 답변 수집

● 채용 페이지를 방문한 지원자 문의 답변 및 필요시 채용 담당자 연결

● 다양한 온라인 채널에 채용 공고 및 메시지 게시를 통한 후보자 유입

● 채용 진행 상태, 직원 복지 혜택 등과 관련된 지원자 문의 답변

많은 지원자는 HR팀이 근무하는 시간이 아닌, 자기가 편한 시간에 이력서를 내고 궁금한 사항을 문의합니다. 따라서, 24시간 실시간 대응할 수 있는 챗봇은 인재를 확보하는 좋은 방법입니다.

4) 디지털 온보딩

온보딩은 채용이 결정된 직원이 출근하면서 얻게 되는 회사에 대한 첫 번째 경험이죠. 미국의 HR 플랫폼인 Glassdoor에 따르면 온보딩 프로세스가 잘 갖춰진 기업의 신규 직원 유지율은 82%, 업무 생산성은 70% 높다고 합니다. 하지만, 신규 직원이 온보딩 프로세스에 만족했다는 비율은 단 12%였다고 하네요. 우리나라의 직장인 익명 커뮤니티인 블라인드에도 온보딩 절차가 제대로 작동하지 않아 출근 후 며칠 동안 컴퓨터 모니터만 보다가 퇴근했다는 사연들이 종종 올라옵니다. 우리나라는 물론 다른 나라의 기업도 개선할 점이 많은 것 같습니다.

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위 이미지는 신규 직원에게 필요한 컴퓨터 구매, 보험 가입, 급여 책정 등 전반적 진행 상태를 한눈에 파악할 수 있는 온보딩 SW의 예제입니다. 이를 이용한 꼼꼼한 온보딩으로 직원이 더 빨리 업무에 적응하고 성과를 내도록 지원하는 동시에 HR 업무 수준도 높이는 것이죠.

5) 인력분석

‘인력’과 ‘분석’이란 단어를 같이 쓰는 것이 약간 어색하지만 인력분석의 중요성은 계속 커지고 있습니다. 인력분석은 직원의 업무 참여, 생산성 및 성과 향상을 목표로 데이터 기반의 의사결정 구조를 HR에 적용하는 것을 의미하죠. 즉, 인력분석은 HR의 핵심인 인력 채용, 관리 및 유지 업무의 성과를 높이기 위해서 그리고 분석 결과를 토대로 최적의 의사결정을 내리기 위해 필요합니다. 오늘의 주제인 직원 셀프서비스(ESS) 포털, 디지털 온보딩과 지원자관리시스템가 필요한 이유 중 하나도 최적의 의사결정에 필요한 데이터 확보입니다.

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클라우드 기반 인력분석 서비스인 Microsoft Viva Insight를 이용하면 직원 근무 시간, 업무 종류, 일하는 방식과 협력하는 동료/팀 분석을 통해 직원의 부하 및 번아웃 가능성을 파악할 수 있죠. HR팀은 분석 결과를 토대로 대상 직원에게 휴가 제안이나 업무 전환 등 선제적 조치를 취할 수 있습니다. HR팀의 역할이 사후 처리에서 사전 대응으로 전환하는 포인트를 인력분석 솔루션이 제공하는 것이죠.

HR팀의 디지털 전환에 필요한 다섯 가지 솔루션- ▲직원셀프서비스(Employee Self-Services) 포털 ▲지원자관리시스템 ▲인력채용 챗봇 ▲디지털 온보딩 ▲인력분석-에 대해 살펴보았습니다. 빅뱅 방식으로 한 번에 구현하는 것도 좋지만 여러분 회사의 상황에 따라 하나씩 시작하면서 HR 디지털 역량을 쌓아가는 것을 추천합니다. 그리고 첫 번째 디지털 전환은 MetaPay ESS처럼 직원들과 HR팀 모두에게 의미를 주는 것부터 시작하면 어떨까요?

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