[MetaSign]
전자서명 서비스를 업무에 적용하는 기업들이 늘고 있습니다. 대외적인 계약 처리와 HR 업무 등에 전자서명을 접목했을 때 얻는 효과가 명확하기 때문이죠. “최적의 전자서명 서비스, MetaSign을 소개합니다!” 블로그 내용처럼 전자서명 도입으로 업무 프로세스 최적화, 처리 시간과 비용 절감, 세일즈 사이클 단축 같은 가시적 효과를 바로 확인할 수 있습니다.
부서별 개별 운영으로 통합 관리와 재활용이 어렵고 문서 분실과 유출에 취약했던 문제를 해결하고, 전자서명법 등 법적 근거가 마련되면서 법적 효력을 인정받기 때문에 많은 기업들이 적극적으로 도입하고 있습니다.
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전자서명과 HR 업무
전자서명 서비스는 대외적인 공식 계약, 상품(서비스) 판매, 고객 동의서 처리 및 HR 업무 등에 다양하게 적용할 수 있습니다. 또한 웹브라우저, 모바일 기기 및 이메일 등 누구나 쉽게 이용하는 도구를 사용하기 때문에 접근성도 뛰어나죠. 이렇게 활용도 높은 전자서명 서비스를 HR 업무에 적용한다면 어떤 시나리오가 나올까요? 오늘의 주제입니다.
HR팀이 해야 할 일은 참 많죠. 하지만 “기업이 주목해야 할 2023년 HR 트렌드” 에서 다룬 것처럼 HR팀의 업무 확대를 요구하는 상황이 늘고 있습니다. 블로그에서는 하이브리드 & 원격근무의 재구성, 업무 공간 재설계, 직원들의 경력 관리 및 인력관리 영역의 확장 등을 HR부서가 가져가야 할 업무 영역으로 제시했죠. 따라서 상대적으로 디지털 전환과 자동화가 늦었던 HR 업무의 업그레이드를 통해 다가오는 시대에 대응하는 전략이 필요합니다.
MetaPay는 전자서명 서비스를 적용함으로써 시간과 비용을 줄이면서 효율을 높일 수 있는 대상 업무로 다음을 제안합니다:
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1)직원 입사 및 퇴사 처리
정직원은 물론 임시직까지도 근로 시작 전에 근로계약서를 작성해야 한다고 우리나라 근로기준법은 정하고 있습니다. 하지만, HR담당자가 이런 저런 이유로 법이 정한 기간 내에 계약서를 쓰지 못하는 상황이 생길 수 있죠. 그리고 근로자가 이를 빌미로 노동부에 신고하고 분쟁이 생기는 사례가 늘고 있습니다. 종이 계약서를 출력해서 근로자 서명을 받은 방식이라 이런 가능성은 항상 존재합니다. 하지만, 채용이 결정되고 직원이 동의한 시점에 바로 MetaSign같은 전자서명 서비스로 근로계약을 체결한다면 어떨까요?
퇴사 처리도 비슷합니다. 퇴사 시에도 업무 인수인계, 장비 반납, 업무 비밀 유지 서약 및 퇴직금 수령 등 근로자 서명이 필요한 문서가 많습니다. 종이 서류가 아닌 전자문서로 서명을 받고 전사 차원에서 통합 관리한다면 퇴사 처리 업무 효율은 물론 향후 이력 관리, 법적 이슈 발생 시에 체계적인 대응이 가능합니다.
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2) 휴가 처리
직원들의 휴가 신청 업무에도 전자서명을 적용하면 좋습니다. 특히, MetaTime 같은 근태관리 서비스와 전자서명을 연계하면 직원의 근태관리 및 급여처리까지 업무 효율을 높이는 효과를 가져옵니다. 특히, 시간제로 임금을 산정하고 그에 대한 정확한 증빙 자료를 필요로 하는 제조업과 서비스 기업에게 더욱 효과적입니다.
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3) 성과 평가
많은 기업들이 성과 평가를 기준으로 직원의 급여, 인센티브, 승진을 결정합니다. 따라서, 평가를 받는 직원이나 평가를 해야 하는 매니저 모두 조심스럽고 어렵습니다. 그래도 꼭 해야만 하는 일이니 정확하고 투명하게 진행하고 전자서명으로 깔끔하게 마무리하면 어떨까요? 전자서명으로 마무리된 평가 자료는 통합 관리되기 때문에 다음 성과 평가 때 참고하거나 재활용하기가 쉽습니다. 문서 보안도 잘 되어 있기 때문에 직원들의 평가 자료가 유출될 걱정도 없습니다.
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4) 연봉 계약서
성과 평가 결과는 시차를 두고 급여 및 인센티브에 반영됩니다. 급여가 조정되면 회사와 근로자는 다시 계약서를 작성해야 합니다. 종이 계약서를 이용한 방식은 팀장이나 직원을 일일이 찾아가 설명하고 서명을 받아야 하기 때문에 시간 소요가 많습니다. 또, 어느 한쪽의 실수나 오해로 재작업이나 불필요한 갈등이 생기기도 합니다. 그렇지 않아도 할 일이 많은 HR팀에게는 진짜 피하고 싶은 일이죠.
MetaSign 전자서명 서비스를 이용하면 이런 어려움이 없이 신속하게 업무를 마무리할 수 있습니다. 이메일이나 사내 포털 등을 통한 공지와 개인별 계약서를 제공해 충분히 검토하고 조기 서명을 유도할 수 있습니다. HR담당자는 서명을 받기 위해 직원을 쫓아다니는 대신 서명된 계약서 취합 및 검토 그리고 보완 사항 처리 등 더 중요한 업무로 전환할 수 있습니다. 이것이 전자서명 서비스를 이용할 때 가능한 일하는 방식의 개선과 프로세스 최적화입니다.
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5) 규정 준수 서약서
기업이 지켜야 하는 법 및 규제는 속도감 있게 늘고 있습니다. 고객정보보호법부터 부정경쟁방지법, 김영란법으로 알려진 청탁금지법 등 아주 다양하죠. 해외 사업까지 하는 기업이라면 규제의 종류는 휠씬 더 많죠. 기업에게 부여된 규제 중 상당수는 직원에게도 동일하게 적용됩니다. 고객정보보호법, 청탁금지법 등이 대표적이죠. 이와 더불어 직원이 지켜야 하는 회사 자체 규정을 명문화해 운영하는 기업들도 계속 늘어가고 있습니다.
법 및 규정 이슈는 향후 법적 분쟁으로 이어질 가능성을 내포하고 있기 때문에 명확한 업무 프로세스 수립과 관련 증빙 자료의 확보가 중요합니다. MetaSign 전자서명 서비스는 이를 한 번에 구현하는 좋은 방법입니다.
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6) 직원 복지 프로그램
기업들은 좋은 인재를 채용하고 오래 붙잡아 두기 위해 다양한 복지 프로그램을 운영하죠. 대표적 프로그램이 Stock option(주식 제공), 회사주식 구매 및 개인개발비 제공 등입니다. 직원 복지 프로그램 운영도 MetaSign 전자서명 서비스를 활용하기에 적합합니다. 위에 설명한 다른 업무처럼 처리 시간과 비용 그리고 정확도를 높이는 효과를 얻을 수 있습니다. 관련 자료의 전사적 통합 관리로 자료 유출, 분실 등 위험을 최소화하고 언제든지 손쉽게 찾고 재활용할 수 있다는 장점도 함께 합니다.
MetaSign 전자서명을 적용하면 큰 효과를 얻을 수 있는 HR업무들을 정리해 보았습니다. 현재도 할 일이 많지만 HR팀이 주도해야 할 업무들이 빠르게 확대된다는 사실을 현장의 HR 담당자들은 잘 알고 있을 겁니다. 시간과 노력이 드는 수작업 업무, 업무 프로세스 효율성이 떨어지는 HR 업무들을 MetaSign 전자서명으로 자동화, 최적화하는 것은 다가오는 시간을 준비하면 어떨까요?
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