작년 2023년, 무려 25만4천 여명의 근로소득자가 연말정산에서 과소 신고로 가산세를 납부한 사실, 알고 계셨나요? 이는 직장인 100명 중 1명이 가산세를 낸 셈인데요. HR 담당자라면 구성원의 세금 부담을 덜어주기 위해 미리 대비해야 합니다. 연말정산 가산세를 피하기 위해 알아야 할 핵심 사항과 실수를 예방할 수 있는 HR 체크리스트를 소개합니다.
1. 연말정산 가산세, 왜 발생할까요?
연말정산 가산세란?
연말정산 가산세란 근로소득자가 연말정산 시 소득이나 공제 항목을 누락하거나 잘못 신고하여 세액을 적게 납부한 경우 부과되는 추가 세금을 의미하는데요. 세법에서는 신고 및 납부 의무를 성실히 이행하지 않은 경우에 근거해 부과됩니다. 쉽게 말해, 과소 신고, 무신고, 납부 지연 등의 사유로 발생할 수 있습니다.
연말정산 가산세가 발생하는 경우
연말정산 가산세가 발생하는 경우는 대표적으로 다음의 네 가지 경우가 있습니다.
- 소득 누락: 근로소득, 이자소득, 배당소득 등을 신고하지 않았거나 과소 신고한 경우
- 공제 항목 오류: 부양가족 공제, 의료비 공제 등에서 부적절한 공제를 적용한 경우 예를 들어, 실손 의료 보험금에서 보전받은 의료비를 공제받은 경우인데요. 실손 의료 보험금은 의료비 세액 공제 대상이 아닙니다.
- 증빙 서류 미제출: 공제 항목에 대한 증빙 서류를 제출하지 않거나 부적절한 서류를 제출한 경우 예를 들어, 교육비 공제 대상이 아닌 초등학생 이상 자녀의 학원비 영수증을 제출하는 경우가 포함됩니다.
- 납부 지연: 정해진 기한 내에 세액을 납부하지 않은 경우
연말정산에서 HR 담당자의 역할
연말정산은 세액공제 항목이 다양한데다, 구성원의 입사 시기에 따라 적용 범위가 다릅니다. HR 담당자들은 연말정산 과정에서 일정 및 절차를 안내하고, 대상자 선정 및 알림과 소득공제 자료를 검토하여 세액을 급여에 반영하는 일까지 진행합니다.
연말정산 과정에서 환급 또는 추가 납부는 구성원이 속한 회사의 급여를 거쳐, 진행되기 때문인데요. 즉 HR 담당자가 환급액을 다음 급여액에 포함하거나 추가 납부액을 급여에서 공제하는 방식으로 처리됩니다. 이 과정에서 연말정산 담당자에게 구성원의 문의와 교육까지, 추가 업무가 주어지죠.
따라서 HR 담당자는 연말정산 기간동안 구성원에게 가산세와 관련된 정보를 안내하고 필요한 교육을 진행해야 하는데요. 단순히 행정적 절차를 넘어, 급여 담당자로서의 역량을 평가받는 중요한 요소로 작용하기도 합니다. 가산세에 대한 안내가 제대로 이루어지지 않으면 구성원의 추가 지출을 해야 하는 상황이 생기기 때문인데요.
일 잘하는 담당자가 되기 위해서는 어떤 준비를 해야 할까요? 연말정산 가산세 부과 기준부터 자주 발생하는 연말정산 오류 유형까지 알아보겠습니다.
2. 연말정산 가산세, 꼭 주의해야 할 포인트
연말정산 가산세는 크게 두 가지 경우에 각각 다르게, 발생할 수 있는데요. 첫 번째는 회계연도 상 당해 이직한 입사자에게서 볼 수 있는 경우입니다.
자주 발생하는 구성원 연말정산 오류 유형
1️⃣ 중도 입사자의 경우
회계연도 중에 입사한 구성원은 이전 직장에서의 소득과 현재 직장에서의 소득을 합산하여 연말정산을 진행해야 하는데요. 이 때, 다음 사항에 주의해야 합니다.
- 이전 직장의 근로소득 원천징수영수증 제출: 이전 직장에서 발급받은 근로소득 원천징수영수증을 현재 근무 중인 회사에 제출해야 합니다. 이전 직장에서의 소득과 세액 공제 내역을 현재 회사에서 합산하여야 정확한 연말정산이 가능하기 때문입니다.
- 소득 및 세액 공제 신고서 작성: 현재 근무 중인 회사에 소득 및 세액 공제 신고서를 작성하여 제출해야 합니다. 이때 이전 직장에서의 소득과 공제 내역을 꼭 포함하여 작성해야 합니다.
- 공제 항목의 기간별 적용: 신용카드 사용액, 의료비, 교육비 등 공제 항목은 구성원이 실제 근무한 기간에 해당하는 지출만 공제 대상이 되는데요. 따라서 이전 직장에서 근무한 기간과 현재 직장에서 근무한 기간을 구분하여 지출 내역을 확인하고 공제를 신청해야 합니다.
2️⃣ 동일 회사 근속자의 경우
회계연도 전체 기간 동안 동일한 회사에 근무한 구성원은 다음 사항을 주의해야 합니다:
- 공제 항목의 정확한 확인: 부양가족 공제, 의료비 공제, 교육비 공제 등 각종 공제 항목의 요건을 정확히 확인하고, 해당 요건을 충족하는 경우에만 공제를 신청해야 합니다.
- 증빙 서류의 철저한 준비: 각 공제 항목에 대한 증빙 서류를 정확하게 준비하여 회사에 제출해야 합니다. 예를 들어, 의료비 공제를 받기 위해서는 의료비 지출에 대한 영수증이 필요하며, 기부금 공제를 받기 위해서는 기부금 영수증이 필요합니다.
- 공제 한도의 준수: 각 공제 항목별로 정해진 공제 한도를 초과하지 않도록 주의해야 합니다. 예를 들어, 신용카드 사용액 공제의 경우 총 급여의 25%를 초과하는 사용액에 대해서만 공제가 가능합니다.
- 부양가족 공제의 중복 신청 방지: 부양가족에 대한 공제를 신청할 때, 다른 가족 구성원이 동일한 부양가족을 공제 신청하지 않았는지 확인해야 합니다. 중복 공제 신청도 가산세 부과 대상이기 때문이죠.
오류가 발생하기 쉬운 공제 항목
연말정산 시 적용되는 주요 공제 항목은 다음과 같습니다. 연말정산을 진행하는 구성원 대부분이 공제 받는 항목이기 때문에 오류가 빈번하게 일어나기도 합니다. 최소한 아래 7가지 공제 항목이 누락되거나 서류를 잘못 제출하는 일 없이 검수 하는 것이 필요해요.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 인적공제 | 본인, 배우자, 부양가족 등 기본공제 대상자 1인당 연 150만 원을 공제받을 수 있습니다. 경로우대(70세 이상), 장애인, 부녀자, 한부모 등에 해당하는 경우 추가 공제가 가능합니다. |
| 연금보험료공제 | 국민연금 등 법정 공적연금에 납부한 금액은 전액 공제됩니다. |
| 주택자금공제 | 무주택 세대주가 주택 구입이나 임차를 위해 대출받은 금액의 이자 상환액 등을 공제받을 수 있습니다. 주택임차차입금 원리금 상환액의 경우 40%를 공제하며, 주택 마련 저축과 합하여 연 400만 원 한도가 적용됩니다. |
| 신용카드 등 사용금액 공제 | 총 급여의 25%를 초과하는 신용카드 등 사용액에 대해 공제받을 수 있습니다. 공제율은 결제 수단과 사용처에 따라 다르며, 공제 한도는 총 급여액에 따라 차등 적용됩니다 |
| 개인연금저축공제 | 2000년 12월 31일 이전에 가입한 개인연금저축에 납입한 금액의 40%를 연 72만 원 한도로 공제받을 수 있습니다 |
| 청약저축·주택청약종합저축 공제 | 총 급여액이 7천만 원 이하이며, 무주택 세대의 세대주가 본인 명의의 청약저축·주택청약종합저축에 납입한 금액의 40%를 공제받을 수 있습니다 |
| 우리사주조합 출연금 소득공제 | 우리사주조합원이 우리사주를 취득하기 위해 출연한 금액에 대해 연 400만 원 한도로 공제받을 수 있습니다. 벤처기업의 경우 연 1,500만 원 한도가 적용됩니다 |
3. 회사에 부과될 수 있는 연말정산 가산세
연말정산 가산세, 구성원에게만 가산세가 부과되는 것은 아닙니다. 회사가 직원의 원천징수 소득세를 기한 내 납부하지 않거나 구성원 공제 내역을 면밀히 검수 하지 않았을 경우 발생하기도 합니다.
1️⃣ 원천징수 관련 가산세
회사가 직원의 소득세를 정확하게 원천징수하여 기한 내에 납부하지 않았을 때, 원천징수납부 관련 가산세가 징수되는데요. 원천징수 관련 가산세는 납부기한까지 세금을 내지 않거나, 실제로 내야 할 세금보다 적게 냈을 때 발생합니다.
1️⃣ 과소신고 관련 가산세
만약 구성원이 부당하게 허위 기부금 영수증 등을 제출해 공제를 받았다면, 회사는 가산세를 내고 구성원이 추가로 부정 과소신고 가산세를 내야 합니다.
🧮 가산세 계산 방법
- 기본 가산세: 미납세액의 3%
- 추가 가산세: 미납세액에 0.022%를 곱하고, 납부 지연된 일수를 곱한 금액
- 단, 추가 가산세는 최대 10%를 넘지 않도록 제한됩니다. 전체 가산세는 미납세액의 50%를 초과하지 않습니다.
연말정산 가산세 감면방법, 자진 수정신고
연말정산 신고 기한이 지난 뒤 수정신고를 자진해서 하는 경우, 가산세를 감면해주는데요. 감면율은 기한에 따라 다릅니다. (최대한 빨리 수정신고를 하면 가산세를 대폭 줄일 수 있습니다.)
💰신고기한이 지난 후 1개월 이내에 수정신고하면 가산세의 90%가 감면됩니다.
- 1~3개월 이내: 75% 감면
- 3~6개월 이내: 50% 감면
- 6개월~1년 이내: 30% 감면
- 1년~1년 6개월 이내: 20% 감면
- 1년 6개월~2년 이내: 10% 감면
4. HR 담당자를 위한 연말정산 체크리스트
그렇다면 HR 담당자는 연말정산 기간동안 어떤 업무를 처리해야 할까요? 11월부터 3월 초까지 연말정산 관련 업무를 놓치지 않도록 ‘연말정산 체크리스트’를 활용해보세요.
1. 사전 준비 (12월 이전)
- □ 연말정산 일정 수립 및 공지: 연말정산 전체 일정과 각 단계별 마감 기한을 설정하고, 이를 전 직원에게 공지합니다.
- □ 세법 개정사항 파악: 해당 연도에 변경된 세법 내용을 숙지하여 연말정산에 반영합니다.
- □ 연말정산 대상자 확인: 중도 입사자, 퇴사자, 휴직자 등을 포함하여 연말정산 대상 구성원을 정확히 파악합니다.
2. 자료 수집 및 검토 (1월 초)
- □ 간소화 자료 수집 안내: 국세청 홈택스의 연말정산 간소화 서비스 이용 방법과 자료 제출 기한을 직원들에게 안내합니다.
- □ 추가 증빙서류 요청: 간소화 서비스에서 제공되지 않는 의료비, 교육비, 기부금 등의 증빙서류 제출을 요청합니다.
- □ 제출 자료 검토: 직원들이 제출한 소득·세액공제 자료의 정확성과 공제 요건 충족 여부를 확인합니다.
3. 연말정산 계산 및 반영 (1월 중순~2월 초)
- □ 세액 계산: 제출된 자료를 바탕으로 각 직원의 소득세를 정확하게 계산합니다.
- □ 급여 반영: 계산된 연말정산 결과를 2월 급여에 반영하여 환급 또는 추가 납부가 이루어지도록 합니다.
- □ 근로소득원천징수영수증 발급: 연말정산 결과를 반영한 근로소득원천징수영수증을 직원들에게 발급합니다.
4. 신고 및 마무리 (2월 말~3월 초)
- □ 지급명세서 제출: 근로소득 지급명세서를 국세청에 기한 내 제출합니다.
- □ 가산세 확인 및 대응: 과소신고나 납부 지연으로 인한 가산세 부과 여부를 확인하고, 필요한 경우 수정신고를 통해 대응합니다.
- □ 직원 문의 대응: 연말정산 결과에 대한 직원들의 문의에 답변합니다.
연말정산 오류, AI로 한 번에 해결하기
연말정산 업무를 성공적으로 마무리하기 위해서는 철저한 준비와 정확한 정보 제공이 필수적입니다. HR 담당자는 공제 항목별 요건과 서류 준비 방법을 명확히 설명하는 교육을 진행하고 개개인의 상황에 맞춘 서류 작업까지 진행해야 하죠. 체계적인 지원을 통해 연말정산 과정에서 실수를 줄이고, 구성원과 회사 모두 가산세 부담을 피해야 합니다.
하지만 이러한 과정을 모두 준비하고 관리하는 것은 쉽지 않죠. 연말정산 과정을 안내하는 것부터, 복잡한 세법 개정 사항을 매년 학습하고, 직원들의 다양한 상황에 맞춰 세액공제 항목을 안내하는 과정은 HR 담당자에게 큰 부담이 됩니다.
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