연말정산은 구성원에게는 1년에 한 번 있는 일이지만, HR 담당자에게는 훨씬 더 자주 다가오는 과제입니다. 중도퇴사자, 휴직자, 이직자 등 구성원의 인사 상황에 따라 연말정산 방식이 달라지기 때문이죠. 특히 중도퇴사자가 발생하면, 퇴사하는 달의 급여를 지급할 때 연말정산을 진행해야 합니다. 조직이 성장하면서 퇴사자와 입사자가 많아지면, 그만큼 HR 담당자의 부담도 커지게 됩니다. 퇴직자의 소득과 세금을 정확하게 반영하는 것은 물론, 누락되지 않도록 대상자를 철저히 관리해야 하죠. 수기로 관리한다면 실수가 발생할 가능성도 큽니다. 그렇다면, 중도퇴사자 연말정산을 어떻게 정확하고 효율적으로 할 수 있을까요?
중도퇴사자 연말정산 방법
중도퇴사자의 연말정산은 법에 따라 퇴사하는 달 급여에 포함해 처리해야 하는데요. 원칙적으로는 1월 중순에 하는 연말정산과 동일하게, 근로소득자 소득·세액 공제 신고서와 주민등록표 등본, 소득·세액 공제 증명서류를 반영해야 합니다. 하지만 문제는 이 자료들이 국세청 홈택스에서 제공되는 ‘연말정산 간소화 자료’가 1월 이전에는 열리지 않는다는 점입니다.
따라서 중도퇴사자의 경우, HR 담당자는 그 달 급여 정산 시 기본적인 공제 항목만 반영해 연말정산을 처리해야 합니다. 근로소득 공제나 표준세액 공제 같은 항목들만 적용되기 때문에, 퇴사자는 모든 공제를 받지 못할 수 있습니다. 이때 퇴사자에게 연말정산을 위한 정보 및 서류를 안내한다면 좋은 오프보딩 경험을 제공할 수 있습니다.
Tip. 오프보딩이란?
오프보딩은 조직을 떠나는 구성원이 퇴사 절차를 원활하게 마무리할 수 있도록 지원하는 과정입니다. 좋은 오프보딩 경험은 퇴사 후에도 긍정적인 조직 이미지를 유지할 수 있게 해줍니다.
퇴사자에게 안내할 정보
1️⃣ 다음 직장에서 연말정산 처리
퇴사한 직원이 이직할 경우, 법적으로 12월 31일에 근무 중인 회사에서 연말정산을 처리합니다. 이때 전 직장과 현 직장의 근로소득을 합산해 계산하게 됩니다.
2️⃣ 종합소득세 신고
해당 연도 안에 재취업하지 않는 경우, 퇴사한 직원은 다음 해 5월에 종합소득세 신고를 해야 합니다. 국세청 홈택스에서 종합소득 과세표준 확정신고를 진행하며, 이전에 공제받지 못한 부분에 대해 세금을 환급받을 수 있습니다.
퇴사자에게 필요한 서류: 원천징수영수증
퇴사한 직원이 연말정산을 진행하려면 근로소득 원천징수영수증이 필수입니다. HR 담당자는 퇴사하는 직원에게 이 서류를 미리 전달하는 것이 좋습니다. 퇴사자 입장에서는 조직에 대한 좋은 이미지를 가질 수 있고, HR 담당자는 나중에 발생할 업무를 미리 처리해 효율성을 높일 수 있습니다.
중도입사자 연말정산 방법
중도퇴사자가 자주 발생하면, 마찬가지로 중도입사자도 많을 수 있는데요. 위에서 설명한 것처럼 경력직의 경우 1월 중에 전 직장의 원천징수영수증을 제출하면 연말정산을 한 번에 진행할 수 있습니다.
종전 근무지에서 발급받은 영수증에는 근로소득과 공제 사항들이 포함되어 있기 때문에, 이를 담당자가 참고하여 연말정산에 반영합니다.
원천징수영수증이 없는 경우
전 직장에서 원천징수영수증을 받지 못했다면, 현 직장의 소득에 대해서만 연말정산을 진행하고, 5월 종합소득세 신고 때 국세청 홈택스를 통해 원천징수영수증을 발급받아 신고할 수 있도록 안내합니다.
업무 시간을 줄이는 연말정산 자동화
앞서 설명한 방법을 메뉴얼로 숙지하고 있는 것도 중요하지만, 연말정산 솔루션을 활용하면 업무 시간을 대폭 줄일 수 있습니다. 메타페이 연말정산을 사용하면 클릭 몇 번으로 중도퇴사자와 입사자 등 대상자 선정부터 소득·세액 공제 신고까지 가능한데요. 실제로 메타페이를 사용하는 고객사는 연말정산 업무 시간을 50% 절약한 사례도 있습니다😉
🔎 대상자 자동 선정으로 휴먼 에러 줄이기
연말정산의 시작은 대상자 선정입니다. 중도퇴사자, 입사자, 휴직자 등 인사 현황에 맞춰 정산을 진행해야 하죠. 엑셀이나 수기로 관리하면 이중으로 정산하거나 누락될 수 있어요. 메타페이는 중도정산과 연말정산으로 나누어 대상자를 조회할 수 있어, 퇴직일과 귀속연도 등이 자동으로 조회됩니다.
🌟 OCR로 정확도와 편의성 높이기
중도입사자의 경우, 종전 근무지에서의 정보 입력에 실수가 발생하기 쉬운데요, 메타페이는 OCR(광학문자인식) 기능을 제공해, 근로자가 원천징수영수증 파일을 업로드하면 자동으로 정보가 입력됩니다. 95% 이상의 인식률을 자랑하는 OCR 기능으로 오류 검증 시간을 크게 줄일 수 있어요.
🪄 AI 챗봇으로 연말정산 효율 높이기
✔️ 계속근로자는 AI로 1분 만에 연말정산 처리
사실 중도 입퇴사자보다 계속 근로자가 대부분일 텐데요. 메타페이의 AI 챗봇을 이용하면 계속 근로자는 단 1분 만에 연말정산을 마칠 수 있어요. 챗봇을 활용해‘연말정산 시작’ 버튼을 클릭하고, 연말정산 간소화 자료 PDF를 업로드한 뒤, 홈택스에서 설정한 비밀번호를 입력하면 연말정산이 완료됩니다.
✔️ 연말정산 문의는 AI에게 맡기세요
또한, 메타페이의 AI 챗봇은 24시간 언제든지 PC와 모바일에서 이용 가능해요. 구성원이 궁금한 점이 있으면 긴 문장으로 문의를 남겨도 AI가 신속하고 정확하게 대응해 줍니다. 이로 인해 HR 담당자의 문의 응대 시간도 줄일 수 있죠.
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